Hvordan standardiserer virksomheder træning på tværs af flere teams?
Når organisationer beslutter at standardisere deres træning, begynder de som regel med et enkelt spørgsmål: Hvordan sikrer vi, at alle lærer det samme?
Svaret ligger i at skabe en standardiseret proces frem for at stole på, at enkelte undervisere eller ledere formidler viden på uformel vis. Virksomheder, som med succes standardiserer deres træning, følger typisk en struktureret tilgang, som omdanner intern ekspertise til klare læringsoplevelser.
I store træk ser processen ofte sådan ud:
Forestil dig et konsulentfirma, som hjælper virksomheder med at overholde nye regler. Frem for at forklare reglerne på workshops udarbejder de en struktureret træning. De centrale begreber dokumenteres én gang, omdannes til kurser og evalueringer og leveres ensartet til alle klienter.
Denne tilgang sparer undervisere tid og gør træningen mere forudsigeligt for alle involverede. Deltagere ved, hvad de kan forvente, lederne ved, hvilken viden medarbejdere bør have, og klienter kan tydeligt se resultater.
Standardisering af træning sker ikke fra den ene dag til den anden, men med en klar proces på plads bliver det langt nemmere at udbrede læring på tværs af teams og endda på tværs af flere organisationer.
Men inden virksomheder kan standardisere deres træning, er det en god idé at forstå, hvorfor træningen overhovedet bliver inkonsekvent.
Hvorfor træningen bliver uensartet på tværs af teams
Træningen begynder sjældent kaotisk. De fleste organisationer ønsker oprigtigt, at medarbejdere skal lære de rigtige processer og færdigheder. Men med tiden kan små forskelle i måden, hvorpå viden deles, føre til store uoverensstemmelser. Lad os se på nogle af de mest almindelige årsager til, at dette sker.
Forskellige ledere underviser i forskellige processer
Ledere ender ofte med at blive de naturlige vejledere i et team. De introducerer nye medarbejdere, forklarer arbejdsgange og besvarer spørgsmål om, hvordan tingene skal gøres.
Selvom denne fremgangsmåde fungerer i mindre teams, skaber den hurtigt uoverensstemmelser. Hver leder forklarer naturligvis tingene lidt forskelligt ud fra sine egne erfaringer og præferencer.
Med tiden begynder teams at følge lidt forskellige versioner af den samme proces. Et team lægger måske vægt på hurtighed, mens et andet prioriterer dokumentation eller overholdelse af regler. Det skaber forvirring, når medarbejdere samarbejder på tværs af afdelinger, eller når virksomheder forsøger at måle resultater på en ensartet måde.
Viden er spredt ud over forskellige dokumenter og værktøjer
I mange organisationer findes der læringsmateriale, men det er spredt ud over flere forskellige steder. En del af viden findes i præsentationer, en del i delte dokumenter, en del i e-mails og en del i medarbejderes hoveder.
For en udbyder af kurser eller et konsulentfirma bliver dette problem endnu større, når man arbejder med flere klienter. Indholdet kan blive kopieret, ændret eller gemt forskellige steder, afhængigt af projektet.
Når viden er spredt på denne måde, bliver det svært at sikre, at alle får de samme oplysninger. Deltagere risikerer at få adgang til forældede dokumenter eller helt at gå glip af vigtig sammenhæng.
Processer udvikler sig uden dokumentation
Organisationer er i konstant forandring. Der indføres nye regler, arbejdsgange forbedres, og erfaringer fra tidligere projekter fører til bedre praksis.
Problemet er, at læringsmaterialet ikke altid følger med disse ændringer. En underviser kan godt tilpasse sin forklaring under et kursus, men den officielle dokumentation bliver aldrig opdateret.
Med tiden bliver kløften mellem den måde, tingene undervises på, og den måde, de dokumenteres på, stadig større. Medarbejdere kan ubevidst følge forældede instruktioner, og undervisere kan afholde kurser, som adskiller sig en smule fra hinanden.
Disse uoverensstemmelser kan i første omgang virke ubetydelige, men de fører i sidste ende til større problemer. Når organisationer opdager tegnene på inkonsekvent uddannelse, er det ofte dér, de indser, at det er på tide at standardisere deres tilgang.
Tegn på, at din træning ikke er standardiseret
Nogle gange bliver behovet for standardiseret træning tydeligt efter en alvorlig hændelse, såsom en mislykket revision eller en overtrædelse af reglerne. Oftere viser advarselssignalerne sig gradvist.
Træningsudbydere og konsulentfirmaer bemærker ofte disse mønstre, når de arbejder med klienter eller gennemgår læringsresultater.
Medarbejdere lærer forskellige versioner af den samme arbejdsgang
Et af de tydeligste tegn på inkonsekvent oplæring er, når medarbejdere er uenige om, hvordan en proces skal foregå.
Forestil dig eksempelvis to medarbejdere fra forskellige afdelinger, der forklarer, hvordan man udfører den samme opgave. Deres forklaringer kan overlappe hinanden, men vigtige detaljer er forskellige. Et trin mangler. Et andet trin udføres i en anden rækkefølge.
Disse forskelle kan virke ubetydelige, men de kan føre til ineffektivitet, fejl og forvirring – især når medarbejdere samarbejder på tværs af teams.
Onboarding-oplevelser varierer fra team til team
Et andet almindeligt tegn viser sig under introduktionsforløbet.
I nogle teams får nye medarbejdere udleveret struktureret læringsmateriale og klare retningslinjer. I andre må de nøjes med at følge kolleger i praksis eller stille spørgsmål undervejs.
Når introduktionsforløbet varierer på denne måde, opnår de nyansatte forskellige niveauer af viden og selvtillid. Nogen føler sig fuldt forberedte, mens andre har svært ved at forstå, hvad der forventes af dem.
Træningen afhænger af de enkelte ledere
Når træningen i høj grad afhænger af de enkelte ledere, bliver det svært at sikre ensartethed.
Ledere har travlt, så kurser bliver ofte presset ind mellem andre opgaver. Selv med de bedste intentioner kan kursernes kvalitet og dybde variere betydeligt afhængigt af, hvem der afholder dem. For kursusudbydere, som arbejder med eksterne klienter, kan denne uensartethed gøre det sværere at garantere resultater.
At kunne genkende disse signaler er et vigtigt skridt. Når organisationerne først har fået øje på, hvor der er problemer med træningen, kan de begynde at udvikle en mere struktureret og pålidelig tilgang.
Det er her, at en klar ramme for standardisering af træning kommer til sin ret.
Et rammeværk til standardisering af træning
Standardisering af træning er et gentageligt system, som indsamler viden, formidler den på en ensartet måde og forbedres med tiden.
Mange succesrige udbydere af kurser følger en lignende model, når de udvikler skalerbare kurser.
Trin 1: Indsamling af intern viden
Det første trin er at identificere den viden, som skal deles.
I konsulent- og træningsvirksomheder kommer denne viden ofte fra fageksperter. Disse eksperter har indgående kendskab til lovgivning, branchens bedste praksis eller specialiserede processer, som medarbejdere skal lære.
Indsamling af denne viden indebærer som regel, at arbejdsgange dokumenteres, erfaringer fra erfarne undervisere indhentes og de centrale begreber identificeres, som deltagerne skal forstå.
Trin 2: Omdan viden til strukturerede kurser
Når viden er dokumenteret, skal den omdannes til læringsoplevelser. Mange udbydere af træning anvender et learning management system (LMS) til at organisere og formidle dette materiale på en struktureret måde.
Dette kan indebære oprettelse af kurser med forklaringer, eksempler og multimedieindhold. Evalueringer hjælper deltagere med at teste deres forståelse, mens certifikater kan dokumentere, at kurset er gennemført med succes.
Ved at strukturere viden på denne måde sikres det, at deltagere får de samme grundlæggende oplysninger, hver gang kurset afholdes.
Trin 3: Opret læringsforløb for roller eller afdelinger
Det er ikke alle medarbejdere, der har brug for den samme træning.
Læringsforløb hjælper med at strukturere kurser, således deltagere følger en logisk rækkefølge baseret på deres rolle, afdeling eller ansvarsområder. Eksempelvis kan nye medarbejdere begynde med introduktionskurser, inden de går videre til specialiserede kurser.
Denne struktur sikrer, at træningen forbliver relevant, samtidig med at der opretholdes ensartethed på tværs af teams.
Trin 4: Gennemfør træning på en ensartet måde
Når kurser og læringsforløb er på plads, skal de leveres via et pålideligt system. Ved at anvende en centraliseret platform sikres det, at deltagere har adgang til det samme materiale, gennemfører de samme opgaver og modtager den samme feedback, uanset hvor de arbejder. Som nævnt ovenfor, er et LMS et fremragende værktøj til dette formål.
Trin 5: Spor resultater og forbedr træningen
Det sidste trin er at måle læringsresultater.
Ved at følge op på gennemførelsesprocenten, eksamensresultater og deltageres feedback kan udbydere af kurser få indsigt i, hvad der virker, og hvad der skal forbedres. Over tid bidrager denne viden til, at kurser bliver mere effektive og bedre tilpasset klienters behov.
Med denne ramme på plads bliver det langt nemmere at administrere og skalere træningen. Den næste udfordring er at sikre, at systemet fortsat fungerer, i takt med at organisationerne vokser og ændrer sig.
Sådan opretholder du en konsekvent træning over tid
Standardisering af træning er ikke et engangsprojekt. Processer udvikler sig, regler ændrer sig, og organisationer får ny indsigt i, hvad der fungerer bedst for de lærende.
For at sikre, at træningen forbliver ensartet over tid, har virksomheder brug for et system til vedligeholdelse og forbedring af deres læringsmateriale.
Tildel ansvaret for træning
Nogen må tage ansvaret for at vedligeholde træningen.
I mange konsulent- eller træningsvirksomheder varetages denne opgave af en afdelingsleder, en projektleder eller en uddannelsesspecialist. Deres opgave er at sikre, at læringsmaterialet forbliver korrekt og i overensstemmelse med virksomhedens mål.
Et klart ansvar sikrer, at trænigen ikke bliver forældet eller forsømt.
Opdater træningen regelmæssigt
Trænigen bør gennemgås med jævne mellemrum for at sikre, at det afspejler den aktuelle praksis og viden.
Eksempelvis kan det være nødvendigt at opdatere kurser i overholdelse af regler, når lovgivningen ændres. Kurser i arbejdsgange kan udvikle sig i takt med, at organisationer forbedrer deres arbejdsgange.
Regelmæssige opdateringer sikrer, at træningen forbliver relevant, og forhindrer, at der igen opstår uoverensstemmelser.
Indsaml feedback fra deltagere
Deltagere er ofte den bedste kilde til viden om, hvordan man kan forbedre træningen.
Feedback, diskussionsrunder eller præstationsresultater kan afsløre, hvor deltagere har svært ved træningen, og hvor læringsmaterialet kunne være mere tydeligt.
Ved løbende at indsamle feedback kan kursusudbydere forbedre deres kurser og gøre læringen mere effektiv for fremtidige deltagere.
På dette tidspunkt begynder mange organisationer at lede efter værktøjer, som gør hele denne proces nemmere at håndtere.
Sådan hjælper Easy LMS med at standardisere træning
For udbydere af kurser og konsulentvirksomheder kan administrationen af standardiserede kurser på tværs af flere klienter indebære mange forskellige elementer: kurser, deltagergrupper, resultater og rapportering.
Easy LMS er udviklet til at gøre denne proces nemmere.
Med Easy LMS kan udbydere af kurser oprette strukturerede kurser og eksamener, som afspejler deres ekspertise og leverer den konsekvent til deltagere. Frem for at udvikle nyt læringsmateriale til hver enkelt klient kan organisationer genanvende eksisterende kurser og organisere dem i læringsforløb.
En særlig nyttig funktion for virksomheder, som arbejder med flere klienter, er muligheden for at oprette separate træningsmiljøer, kaldet akademier. Hver klient kan få sin egen læringsportal med sit eget brand, hvor deltagere kan få adgang til kurser og evalueringer. Dette sikrer, at deltagere har overblik, samtidig med at der opretholdes en ensartet træningsoplevelse.
En anden vigtig fordel er muligheden for at følge resultater. Easy LMS leverer visuelle rapporter, som viser gennemførelsesprocenter, eksamensresultater og fremskridt på tværs af kurser. Træningsudbydere kan nemt dele disse indsigter med klienter og dermed vise, hvordan medarbejdere klarer sig, og hvor der muligvis er behov for yderligere uddannelse.
Ved at samle struktureret indhold, deltageradministration og overskuelig rapportering ét sted hjælper Easy LMS udbydere af kurser med at levere ensartede kurser og samtidig reducere det administrative arbejde.
Med det rette system til at understøtte processen bliver det langt nemmere at skalere standardiseret træning. Begynd din gratis prøveperiode allerede i dag, og oplev det selv.
Nyttige kilder
SageJournals
